Szervezőkészség
A szervezőkészség elengedhetetlen kompetencia egy vállalkozó számára, manapság már minden önéletrajzban szerepel a kifejezés. Számos alkalommal találjuk feltüntetve a motivációs levelek sorai között, azonban vizsgáljuk meg, mit is takar pontosan a szervezés kifejezés. A szervezés lényegében a cél eléréséhez szükséges eszköz, összességében egy folyamatról beszélünk, amely:
- rendszerezi a személyi és tárgyi feltételeket,
- meghatározza az alá- és fölérendeltségi kapcsolatokat,
- kiválasztja az egyes feladatok elvégzésre a munkaerőt és a személyi és tárgyi feltételeket.
Egyfajta szabályozó tevékenységként definiálhatjuk, olyan készségek együtteséként, melyek elősegítik a különféle alkotó szellemi tevékenységek létrejöttét. Ezek a tevékenységek meghatározott célok érdekében a rendelkezésre álló személyi és tárgyi feltételek felhasználásával az adott munkafolyamatok ellátására hivatottak.
A szervezést csoportosíthatjuk jellege, terjedelme és időtartama alapján. Jellege szerint megkülönböztethetjük az új szervezést és az átszervezést. Terjedelmét tekintve elkülönítjük a teljes vagy általános szervezést, illetve a részleges szervezést, melynek során a szervezetnek csak egyes folyamatait érinti a művelet. Az időtartam szerinti kategorizálás során előfordul az egyszeri szervezés, ahol esetenkénti szervezési feladat végrehajtása jelenik meg, és a folyamatos szervezés, amikor állandó és rendszeres a munka.
A szervezőkészséghez tartozik többek között:
- gyors reagálóképesség
- döntésképesség
- ellenőrző képesség
- személyi ügyek kezelése.
A gyors reagálás képessége azért is kulcsfontosságú, mert a szervezési folyamatok során mindig fel kell készülni arra, hogy váratlan, megoldandó szituációk adódnak, különösen egy vállalkozó életében. Folyamatosan rendelkezni kell B tervvel, hiszen nem tudhatjuk, hogy minden az eltervezettek alapján zajlik-e, azonban a végső cél elérése érdekében akár közben is módosítani szükséges a lépéseket.
A személyi ügyek megfelelő módon történő kezelése hozzátartozik a sikeres szervezés titkaihoz, mely nagyrészt a belső munkaszervezési folyamatok minőségében rejlik. Ha több személy vesz részt a szervezési folyamatokban, akkor törekedni kell a partnerek közötti összhangra, a folyamatos kommunikációra és az ellenőrzésre.
A folyamatos kommunikáció biztosítására és ellenőrzésére a mai modern digitális technológiák tökéletesen alkalmasak, ezzel szintén növelve a szervezés hatékonyságát az adott vállalkozásban. Gondoljunk például a levelezőrendszerek felületein a munkatársak által közösen szerkesztett dokumentumra, mely folyamatosan frissíti az új információkat, elősegítve ezzel a naprakész adatokat és a gyors megvalósítást.
A felsoroltakon kívül a szervezőkészség számos egyéb, összetett tényezőből áll. Az egyik legfontosabb, hogy az adott projekt kapcsán rögzítve legyenek a főbb információk, egy ütemterv vagy akár forgatókönyvszerű sablonban összegyűjtve. Milyen elemeket kell tartalmaznia egy ilyen tervezetnek? Az adott projekt kapcsán írásba kell foglalni, hogy melyik feladatért ki a felelős, milyen határidőre kell elkészíteni, mely eszközök szükségesek hozzá. A szervezésen belül tehát meg kell említeni a munkamegosztást is.
Ezen kívül a szervezési folyamatokat érdemes lépcsőnként is megvizsgálni, melynek elején a tervezés áll, ezt követi az előkészítés, majd a konkrét projekt megvalósítása, lebonyolítása, legvégül pedig a feedback vagyis reflektálás. A reflektálás során átfogó képet kaphatunk arról, hogy a szervezési készségek milyen mértékben voltak hatékonyak, sikerült-e elérni az adott célkitűzéseket.
